Política de Privacidad – Chatbot de WhatsApp Business

Última actualización: 9 de julio de 2026

1. Introducción y Alcance

La presente Política de Privacidad regula el tratamiento de los datos personales recopilados a través del canal automatizado de atención al cliente (Chatbot) de Rotoplast S.A.S., implementado en la plataforma WhatsApp Business, y tiene como finalidad informar a los usuarios sobre la forma en que se recopilan, utilizan, almacenan, protegen y, cuando corresponda, eliminan sus datos personales.

El tratamiento de los datos personales se realiza de conformidad con la legislación aplicable, especialmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las demás normas colombianas que regulan la protección de datos personales y, cuando resulte aplicable, los principios establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea.

Esta política aplica a todas las personas que interactúan con el chatbot de WhatsApp de Rotoplast S.A.S., independientemente del dispositivo o ubicación desde donde accedan al servicio.

2. Responsable del Tratamiento de los Datos

Responsable: Rotoplast S.A.S.

Sitio web: https://www.rotoplast.com.co/

Correo electrónico para atención y protección de datos: servicioalcliente@rotoplast.com.co

Teléfono: +57 (604) 4481101

Celular: 3117288733

Rotoplast S.A.S. es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados mediante su canal oficial de atención por WhatsApp.

3. Relación con Terceros (Meta Platforms, Inc.)

El servicio de atención mediante chatbot es implementado utilizando la infraestructura tecnológica de WhatsApp Business Platform (WhatsApp Business API), desarrollada y administrada por Meta Platforms, Inc.

En este contexto, Meta actúa como un tercero proveedor de infraestructura tecnológica que facilita la transmisión de los mensajes entre los usuarios y Rotoplast S.A.S.

El uso de WhatsApp está igualmente sujeto a los términos, condiciones y políticas de privacidad establecidos por Meta Platforms, Inc. Como proveedor de la plataforma de mensajería, Meta puede realizar tratamientos de información conforme a sus propias políticas de privacidad y condiciones de servicio, las cuales son independientes de las presentes políticas de Rotoplast S.A.S.

4. Datos Personales que Recopilamos

Al interactuar voluntariamente con el chatbot de WhatsApp de Rotoplast S.A.S., podrán recopilarse y almacenarse los siguientes datos personales:

• Número de teléfono celular asociado a la cuenta de WhatsApp del usuario, utilizado como identificador único.
• Nombre del perfil configurado por el usuario en su cuenta de WhatsApp.
• Contenido de los mensajes enviados durante la conversación, incluyendo:
  • Mensajes de texto.
  • Notas de voz.
  • Fotografías o imágenes.
  • Archivos y documentos.
  • Información que el usuario decida compartir voluntariamente durante la conversación.

En caso de que el usuario suministre información adicional mediante formularios o durante la interacción con un asesor, dicha información será tratada conforme a la presente Política de Privacidad.

5. Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales

Los datos personales recopilados serán utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Brindar atención al cliente mediante procesos automatizados y atención personalizada por parte de asesores.
• Gestionar consultas relacionadas con las líneas de productos:
  • Tanques.
  • Ambiental.
  • Agropecuaria.
  • Cafetera.
  • Aseo.
  • Vial.
  • Kayaks.
• Procesar solicitudes de contacto.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).
• Brindar soporte técnico.
• Realizar seguimiento a solicitudes comerciales.
• Mantener continuidad en las conversaciones para mejorar la calidad del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias o contractuales aplicables.

Rotoplast S.A.S. no vende, alquila, cede, comercializa ni comparte los datos personales de sus usuarios con terceros para fines comerciales o publicitarios.

Los datos únicamente podrán ser compartidos cuando exista una obligación legal, una orden de autoridad competente o cuando sea estrictamente necesario para la prestación del servicio mediante proveedores tecnológicos autorizados.

6. Base Jurídica para el Tratamiento

El tratamiento de los datos personales se fundamenta en:

• El consentimiento otorgado por el titular al iniciar voluntariamente la conversación mediante WhatsApp.
• La ejecución de medidas precontractuales o contractuales solicitadas por el usuario.
• El cumplimiento de obligaciones legales aplicables a Rotoplast S.A.S.
• El interés legítimo de prestar un adecuado servicio de atención al cliente, siempre respetando los derechos y libertades fundamentales del titular.

7. Almacenamiento y Seguridad de la Información

Rotoplast S.A.S. implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información personal contra:

• Acceso no autorizado.
• Alteración.
• Pérdida.
• Uso indebido.
• Divulgación.
• Destrucción accidental o ilícita.

Los datos personales podrán almacenarse en servidores propios o en infraestructura de proveedores tecnológicos que ofrezcan estándares adecuados de seguridad y protección de la información.

Aunque se adoptan medidas de seguridad apropiadas, ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico puede garantizar seguridad absoluta. Por ello, Rotoplast S.A.S. trabaja continuamente para reducir los riesgos asociados al tratamiento de la información.

8. Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, atender obligaciones legales, contractuales o regulatorias y resolver posibles controversias.

Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legal de conservación, los datos podrán ser eliminados o anonimizados de forma segura.

9. Derechos del Titular de los Datos y Procedimiento de Eliminación (Derechos ARCO)

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer los datos personales que posee Rotoplast S.A.S.
• Solicitar el acceso a su información.
• Rectificar datos incompletos, inexactos o desactualizados.
• Solicitar la actualización de sus datos.
• Solicitar la cancelación o eliminación de sus datos cuando sea legalmente procedente.
• Oponerse al tratamiento de sus datos en los casos previstos por la ley.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos cuando corresponda.
• Presentar consultas o reclamaciones relacionadas con el tratamiento de su información.

Procedimiento para solicitar la eliminación de datos (requisito para WhatsApp Business)

Los usuarios podrán solicitar la eliminación de su número telefónico y del historial de conversaciones almacenado por Rotoplast S.A.S. utilizando cualquiera de los siguientes mecanismos:

Opción 1. Solicitud rápida mediante WhatsApp

Enviar la palabra:

BAJA

directamente al chat oficial de WhatsApp de Rotoplast S.A.S.

Una vez recibida la solicitud, esta será registrada para su validación y procesamiento conforme a la normativa vigente.

Opción 2. Solicitud formal por correo electrónico

Enviar un correo electrónico a:

servicioalcliente@rotoplast.com.co

con el asunto:

Eliminación de Datos Personales – WhatsApp

incluyendo:

• Nombre completo (si aplica).
• Número de teléfono asociado a la cuenta de WhatsApp.
• Solicitud expresa de eliminación de los datos personales.

Rotoplast S.A.S. atenderá las consultas y reclamaciones dentro de los plazos establecidos por la legislación colombiana.

El término máximo para responder una solicitud de eliminación de datos será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la recepción completa de la solicitud, salvo que una disposición legal establezca un plazo diferente.

10. Transferencias Nacionales e Internacionales de Datos

Debido a la naturaleza del servicio de WhatsApp Business, parte de la información podrá ser procesada o transmitida mediante infraestructura tecnológica operada por Meta Platforms, Inc. y otros proveedores tecnológicos autorizados.

Cuando existan transferencias internacionales de datos personales, Rotoplast S.A.S. procurará que dichas transferencias se realicen conforme a la legislación aplicable y bajo mecanismos que garanticen un nivel adecuado de protección de los datos personales.

11. Menores de Edad

El chatbot de WhatsApp de Rotoplast S.A.S. no está dirigido de manera específica a menores de edad.

Si un padre, madre o representante legal considera que un menor ha proporcionado información personal sin la autorización correspondiente, podrá comunicarse con Rotoplast S.A.S. para solicitar su revisión y, cuando corresponda, su eliminación.

12. Cambios en la Política de Privacidad

Rotoplast S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar la presente Política de Privacidad cuando resulte necesario para adaptarse a cambios normativos, tecnológicos, operativos o a nuevas funcionalidades implementadas en el chatbot de WhatsApp.

Las versiones actualizadas serán publicadas oportunamente en el sitio web oficial de la empresa y entrarán en vigor desde la fecha de su publicación.

Se recomienda a los usuarios consultar periódicamente esta política para conocer cualquier actualización.

13. Contacto

Para consultas relacionadas con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de datos personales, los usuarios pueden comunicarse con:

Rotoplast S.A.S.

Sitio web: https://www.rotoplast.com.co/

Correo electrónico: servicioalcliente@rotoplast.com.co

Teléfono: +57 (604) 4481101

Celular: 3117288733